Sedert 2004 is de ledenadministratie VTTL in gebruik.
Eén van de programmeurs van deze applicatie is zelf tafeltennisser, Willy Dockx (speler bij TTC Berlaar). Daarom is de ledenadministratie VTTL ook gekend als het ‘programma Dockx’.
Het programma is een webapplicatie. Een centrale database staat op de servers van de VTTL in Brussel. Op alle niveau’s kunnen bepaalde wijzigingen in de gegevens aangebracht worden volgens bepaalde toegekende rechten.
Iedereen, ook niet-tafeltennissers, kan dit programma consulteren, maar enkel bepaalde verantwoordelijken kunnen informatie wijzigen of toevoegen. Mensen die geen inlogcode hebben krijgen beperkte informatie, conform de Wet op de Privacy.
De bedoeling is dat de clubsecretaris zelf wijzigingen aanbrengt in de gegevens van zijn eigen club en leden en dat hij zelf de gegevens van nieuwe leden input. De informatie is onmiddellijk online beschikbaar op alle niveau’s.
Sinds kort bestaat ook de applicatie mijn VTTL waarin een speler zelf zijn eigen gegevens kan wijzigen.
Er bestaat een handleiding voor de clubsecretaris.
PRAKTISCH VOORBEELD: Een nieuwe speler wenst aan te sluiten:
- De nodige formulieren worden opgesteld voor nieuwe aansluiting en worden naar de provinciale secretaris verstuurd.
- De clubsecretaris vult de gegevens in in de ledenadministratie.
- Automatisch wordt een e-mail verstuurd naar de provinciale secretaris om te melden dat er een nieuw lid aangesloten werd.
- De provinciale secretaris wacht de ontvangst af van de nodige papieren. Wanneer deze in orde zijn, zal hij de spelerslicentie toekennen. Pas daarna zal de speler opgenomen worden op de sterktelijst van de competitie.
Opmerking: een nieuwe aansluiting moet naar de provinciale secretaris gestuurd worden, een heraansluiting na één jaar onderbreking naar het bureel van de VTTL. Bij een heraansluiting moet natuurlijk geen nieuwe speler toegevoegd worden in de databank.
Interessant aan de ledenadministratie VTTL is dat de gegevens maar eenmaal ingeput dienen te worden. Daarom vragen we natuurlijk de medewerking van de clubs. De clubsecretaris of een ander bestuurslid van elke club kan rechten vragen om de gegevens van zijn club aan te passen. De login kan aangevraagd worden bij de verantwoordelijke van het PC WVL via inf.pcwvl@outlook.com.
Per club wordt slechts één login toegekend, in principe aan de clubsecretaris. Voor grotere clubs is het mogelijk om een bijkomende login aan te vragen om zo de clubadministratie te vergemakkelijken
Na iedere wijziging in de database van de ledenadministratie gebeurt er een automatische synchronisatie met de database van Competitie VTTL.